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2015年12月20日 (日)

演奏会2015。スタッフメモ(中途半端

20151219

 演奏会無事終了、とりあえずは終わるまでなんとかなってよかったなーと。
 個人的には、カメラ担当だったからリハからずっと動き回ってたけど、体調面も含めて体力ももったし、よかったよかったという感じでしたw

 当日の裏方としては、例年になく人手があったから、すごく楽をさせてもらいました。
 というか、毎度ここに書いてるスタッフメモの内容がほぼ全部反映されているのでビビりました。w
 その…毎度一方的に文句ばっか垂れ流してごめん…w

 今回も思ったことをメモしておきます。

 改善提案は以下。

 今年も長くなったので、目次作ります。

 ☆ リハ関連
 ☆ 開演後
 ☆ 終演後
 ☆ 広報活動について
   ・ ブログ
   ・ twitter(new)
   ・ 写真
   ・ 年間スケジュールにあわせた内容(new

 ↓

 

☆ リハ関連 ☆

★ 尺曲の配置時
 尺曲の位置見るときに、客席に人手がなくなってしまった
(舞台さんはそのまま出演側になるので、調絃以外の手の空いた現役・OBは尺曲のタイミングで客席に行くようにしたい)

★ バミリの紙がはがしにくい
 ここ改善したい。1ミリ程度でいいので、爪のかかるところがあると嬉しい。

20151220_bamiri

★ イスと調絃表
 いつもは背もたれのあるイスの背に調絃表を貼って、それを見て確認しながら調絃をしていた気がするのですが。
 今回は丸イスしかなくて、おけるスペース狭いし丸みのあるクッション部分でものが落ちやすそうだった&ちょっと不便そうでした。(一番上の画像参照)

 背もたれのあるイス、控え室から持ってきてもよかったかな…前はリハ室に積み重ねてあったんですけど。新調されてどっかいったか、当日イス多く使うイベントでも別室であったかどうかw

 ルナちゃんが調絃準備の途中から、調絃表ないからコピーしてくる!って言ってたんですけど、予備の進行台本ばらすことで済んだようです。
 しかし調絃のこともあんまり引き継がれてなかったか…と今思ってるとこです。なんでもかんでも文書化しないと残らないっても不便な話よなぁ。

★ 出演者(ゲスト)さんの扱い&防犯意識
 みんなを集めて紹介と挨拶をするとか、馴染みやすいようにした方がいいかもしれない。

 ゲスト章とかスタッフ章を作ると防犯上いいかも。(簡易なら、服に安全ピンでリボンをつけたり名前を書いた紙を留めたりでも)

  知らない人が来たときはなるべく浅い位置で声をかけて止めよう。(すみません相棒が差し入れ直に持ってきたりしまして)

 (今後、50回記念とかで普段来ていない人が多く来そうなときは、特に気をつけたい。楽屋泥ってほんとにいるらしいので。
 40回記念の時は、スタッフ章の代わりに名札を作りました。ゲストOBさんからスタッフに話しかけやすいようにとも思ったので)

 (防犯上のことを言うなら、事前に進行台本が部室に置きっぱで割と誰でも見れる状態だった。会場見取り図は楽屋と避難経路、大体の人の配置がわかるものだったので、悪用されればかなり危険だったと思う。女子が多いので特に気を遣いたい)

★ なくし物・探し物をする人が多かった
 この辺、ものの管理とか、控え室のテーブルの上の整頓とか、なんかしら必要だったかどうだったか…個人の管理の問題が大きいんだけど。
 廊下にロッカーがあるので、私物管理に活用してもよかったのかな?大所帯だとこれ必須。OBも貴重品管理でロッカー使うとかしておいてもいいかも。わりとセキュリティ意識薄いから…(私もね)

★ おにぎりの管理は…
 差し入れ(自由にたべていい)と、そうでないものと、ごっちゃになってしまった?お盆とか箱とか、区分けをして管理した方がよかったかも?よくわかんないことになってたような。

★ 夕方の余った時間の有効活用
 練習とか打ち合わせとか、告知活動とか、なんかしらできるといいかな。休憩ももちろん大事だけど、手持ち無沙汰だとこの時間が気持ち的につらい気がする;

 

☆ 開演後 ☆

★ 開始に遅れてくる人対策

 開演後、客席への二重扉を閉め切って、遅れてきた人は一曲分を立って待っていなければいけない。それってオーケストラやその他だと当たり前のことになってるけど。

 うちはもっと気軽にしてもいいんじゃないかと。お年の方が多いのもあるし。どうせ席あいてるんだから、入ってスッと座れば問題は特にないんだよね。
 あるいはパイプ椅子でも置いておくか。
 (席、人びっしりのとこの指定席だったりすると、演奏中に分け入って座るのはかなり迷惑だったりするけど、うちは自由席だしガラすきだし、端っこなら全然問題ない気が)

 あと、ご年配の方、特に女性は重い扉を押し開けるのが大変そうだった。
 休憩時間には、ドアのストッパー立てて開放固定しておくのがよいかと。
 (ここはやっときました)

 なので、常時半分あけておいてもいい気がする…それか、奧側だけ片扉ずつ固定であけておいてそっちへ誘導するか。
奥側のブロックは席がすいてるので入ってすぐ座りやすい。下図右側)

 半分の扉を開けておくのは、どっちの扉を開けるかでちょっと変わってくる。
 内側の扉を開ける方が、影が見えにくくていいと思う。下の図を参照。

20151225_dorr_open

★ 受付は立ちっぱでいるべきか???
 開演中の受付担当は、丸イス持ってきて座ってたらだめでしょうか。振り袖でたちっぱはしんどいよね…
 ダラダラして見えないように姿勢キチンとして、応対の時にしゃきっと立ってできたら、特に失礼にはならないと思うんだけど…どうかなぁ。

 (よその吹奏楽では応対がOBだったと思うけど、遅れていったときはイス座っててぱっと立ってにこにこーってしてくれたので、別に待機中に座ってるのがどうこうとは思わなかったんだよね)

★ 控え室
 テーブルの上のものを片付けるのがだいぶ早かったから、休憩に来た一年生がくつろげなかったように見えました;
 お菓子とか、出して食べていいんだよって言ったんですけど;
 整理整頓する程度でよかったのかなぁ;

★ 出演後のゲストさんに
 先生とゲスト出演の方に、お疲れ様のお茶出しとかは、してもらえたかな…そのタイミングでは私は戻れないので、誰かしてくれてたらいいなと;
 あらかじめ控え室にいる人にお願いしておいたらよかったな。

 

☆ 終演後 ☆

★ アナウンスさんに
 終わった後のお疲れ様のお茶出しや休憩用の差し入れなど、撤収用意でバタバタしてるときですけど、誰かしてもらえたかな…
 部活関係者だと、勝手に自分で食べたり飲んだりしてくれるから適当に放置してしまうんですけど、外部の人を頼んでるときは気を配りたいなと。

★ 袴のたたみ方が分からない、と困っていた
 着物や袴の着方/崩れの直し方、脱いだ後のたたみ方は、予習必須かと。
 同様に、振り袖の扱いについて、現役も手伝いのOGも、たたみ方を予習しておいた方がよかったのかな?

 たたみ方や着崩れ直しなど参考サイトは、部活ブログPC版のサイドバーに入ってるけど、お知らせするべきだったか…
 一応、日付変更して着物の記事も直近にあげておいたのだけど、これまたお知らせしてなかったねごめん。
 というか、スマホ用のテンプレートいじって着物関連リンクを強制的に上部配置にしておいた方がいいのか???どうなんだ。(仕事増やしたくない!!!w)

★ 爪入れは個人管理にする?
 片付けたあと、着物着替えるときに爪つけっぱ&換え爪いれっぱで、爪入れがない~ってなってました。
 ビニール袋に入れて持ち帰ることにしてましたけど、けっこうこういうことってあるのかな?爪入れは個人管理にしといた方がいいのかな?って思いました。

★ G大から差し入れがあったこと
 実況ツイでなくても、終演後の御礼に含めるべきだったと思う。
 ほんとは受付が画像撮って流せるとよかったかな。反応の早さ=好意謝意、ととることもできるので。反応早かったら贈った方は嬉しいよね。
 あと、学生連盟に不参加(?)な状態なので、交流やつながりが薄い(と思われてる)のはあると思うから、そういうところで外交アピールしといてもいいんじゃないかなと思ったりw
 (ただでさえうちは技術指導の先生がいない点で多少異色なところがあって、ちょっと変わってるからね)

★その他 パンフ表紙の記載
 ここ数年前にも言ったけど、ポスターと違ってお客さん(不特定多数)の手元に長く残るから、デザイン流用そのまんまはちょっと。
 個人名と電話番号の部分だけ、指定して消して印刷してもらって下さいね。
 データ渡しなら白で隠すだけなんだけど。
 ブログの画像の顔消しよりも、こっちの方が重要かと思います、危険です。
 

 

☆ ☆ web上の広報活動について ☆ ☆

● ブログ・twitterを使っての広報活動について。

・ ブログ

 毎年そうだけど、更新のピークが閲覧ピークよりも遅い。(アクセス解析を見ると分かる)

 今年(2015)の、トータルアクセスのピーク、初回は12月10日。でも、曲紹介記事のアップが終わったのが15日です。

 ほらー。毎年遅いんだって。いってるじゃんよ。
 更新は、だいたいで二週間前がリミットです。例年忙しくなってくる時期とかぶるから、ひと月前にやっちゃうくらいのスケジュールでいた方がいい。
 そのあとは、ぼちぼちの添削とか追加情報入れていくくらいの時間的余裕があるといいなくらいで。

 今年(2015)はピーク、第一波(10日)+第二波(15.16日)があったので、第二波には間に合ったけど、それでも逃した部分が大きいのはちょっと考えたいところ。
 10日頃のお客さんには「更新されてない=広報関係なにやってんだろ」って印象が残っちゃうから。

 ちなみに、11月のアクセスは合宿・成果発表後の日曜日が多かったです。

 これは行けてない関係者が気にしてて、ブログから情報とろうとしてる可能性がありますね。
 今回はこういうことがありました!ってちょこっとでも書いておけばいいのになって思いましたw 諸事情あるから書けないこともあったかもだけど、とりあえず頑張ってます、というのだけでも。

 ちなみに、12月は学校の公式サイトでの紹介から来た人がけっこういました。(リンク元(流入元)も、アクセス解析でみれる)

 紹介してもらってるの気がついてない人多いかもだけど、ちゃんとポスター画像入れて広報されてますよw ちょっと時期遅めだけどね…
 (で、うちのだけ画像が暗い; 正式に広報用の画像作ったらいいのに。よそのはビラをスキャンしてるっぽいからきれいだけど。多少の見劣り感。)

↑↑↑
…という分析をやるのが、広報の仕事のはずなんで。
 論拠があれば、人を動かしやすくなるってのは、どこでも一緒だしね。情報量が正確で多い方が勝ちですし。(黒い
 仕事内容について、もう少し、何をいつどうする(させる)か、考え直した方がいいと思う。全体的に。
 いろんな手配などはしなきゃだけど、記事の更新やらは部員に「やれ!」って言うだけでいいんですよ本当は。w

 

☆ 曲紹介の記事

 googleの評価は、質と量、諸説ありますが、「言及キーワードの多さ豊富さ」で決まるともいわれています。
 (ちなみに初回投稿の内容をRSS(更新情報)の発信で見に行くと思われます、検索結果にのる概要は初回の文言みたいなので)

 あと、「タイトルに検索用キーワードを複数入れる」のがデフォ。引っかかるフックは多い方がいいので、具体的にそのものずばりを入れ込むのがポイントです。

 検索は、本文中キーワードよりもタイトル重視です。(2016くらいに本文中でも反映されるようになりましたが、クリックしやすいのはタイトルに入れてある方だといわれています)
 キーワード検索で、作曲者名や曲名で来る人が多いので、その点は重要です。
 (ちなみに去年・一昨年の記事も、毎月アクセスがぼちぼちあるので、地道に稼げていると思われます。ありがたいですね~ )

 記事は、内容に、具体的名称などを用いて、文は分かりやすく、技法の解説なども折り込んであって、今後役に立つと思われる、まとまっていてよいものが多かったので、これは今年は評価高いのではと思います。
 (1ページ目に検索で出てくるのは、そういうことかと。

 演奏会に限らず、いろいろな出張演奏その他で練習した曲について、メモ代わりに少し記事をかいておくと、いいんじゃないかなと。思います。別に詳細な解説でなくても、”今この曲を練習しています”とかでいいんで。資料として役に立てば幸い程度。
 更新頻度を稼ぐという意味でもw

 

・ twitter

 2015年は、twitter、上級生(4年)が主力になって10日前からカウントダウン更新がされていましたが。この頑張り、現役生は知らなかったらしい。www

 でも、本来なら現役生がするべきで、上級生は「仕事をしろ!」とムチを入れていくのが本当の仕事な訳で。
 (今年は諸事情あって人がなく、現役生の中で回せる余裕がなかったかなー;というのはありますが)

★ 更新頻度

 10月上旬に演奏会PRツイがあった後、ひと月のあいだ演奏会にまっっっったく言及することなく。
 (これを見かねての四年生のバックアップだったとは思います)
 ちょっと担当何してたのって思わなくもないのですよね。
 ブログが動かない時(部員に書けって言ってもやらない場合)、twitter担当はフォロー兼でイメージ画像でもあげておく方がいいですよw
 自動投稿(bot)ツイの連続は印象悪いのでね。

 できれば、広報は複数で担当。負担が少なくていいです。
 あえて一年に「やらせることで仕事を覚えさせる=来年楽になる」、というのもあるので、一年生の間は複数部署を兼任でカバーというのも手かな、と思ったり。

☆ ブログへの流入

 twitterの短縮URL(http://t.co。これに続きがないので、個別ツイートのどれかまではちょっと分からないです)からのブログへの流入も、前年より多かったです。
 今年はカウントダウンツイートで頑張ったので、人目に触れる回数がより多かったということかも。やはり頻度が大事かな。

画像添付ツイートの有効性。

 文字のみよりも画像の方が視覚情報として印象に残るので、それもよかったのかも。
 (画像付きは、文字のみツイートよりも、面積的にも色彩的にも目立たせられますし、イメージが流し読み(文字読まず)でも伝わるから大変便利です。)

 

固有名詞(検索対策 ((( N E W  2016!

 固有名詞で検索する場合、ツイート本文中に語句が存在しないと、表示されないです。
 ユーザー名は、検索語句が完全に合致した場合(○○大学○○部)、検索窓下にアカウントが即表示されるからいいとして。

 おおまかな単語(○○大・和楽器)で検索してる場合、単に本文中が「演奏会の準備中!」だと、まったく出ない。(公式アプリはそうなる)
 検索の優先順位は、ユーザー名 < 本文中の語句 と思われます。
 (検索方式が、「ユーザー名を除外」になったので、本文中にそのものずばりで名称、団体名などを入れないと、ツイートが検索結果に出ない。
 & ”全てのツイートを表示”にしても、取得漏れが多く、最近のものが出てこないことが多いらしいので、常日頃から対策をしておいた方がいい)

 (あと、個人的に知人が「和楽器部」と覚えてるので。
 「和楽器」という単語も入れていただけるとありがたいです…邦楽部ってわかりにくいかな…邦楽って和楽器と結びつかない層があるようで。彼らには 邦楽=J-pop らしいんですよね…)

 手間のかかることでもないので、多くの目に意図的に(後からでも)触れさせたければ、必ず所属・イベント名を略称でなくいれるのよろしく。



タグ(半角スペース+半角#+固有名詞)の活用

 タグはツイートを検索結果にあげるための強力な手段です。
 タグつけ=キャッチしたい人にピンポイントで情報を渡す
 だから、今後は、新歓対策として、#(所属) #(部活名 )#和楽器 #音楽 #箏 #尺八 #三味線 #三絃 #新歓 など、いろんなタグをつけると、引っかかりやすくなります。
 演奏会だと、#演奏会 のほか、#(曲名) などもいいのかも。

 (なんか、漢字ばかりで長いイベント名だと、どこで切っていいか機械が分からなくなってるっぽいので、タグは必要かも…。
 所属で検索したときにたまに”○○(県)大好き”ってツイが混じるけど、それも「○○大/好き」で認識して切ってるから起こることなんだよね…。
 意外とあほやね、仕方ないけど)

 とにかく、発信してるつもりでけっこう不完全な結果になってるから、やるなら徹底的に。と思います。w

 

 

★★★ おまけ:自動ツイbotについて
 自動ツイートは便利ですけど、うざくなってくるので、期間限定で使って欲しいな。
 内容を時々変える。
 →季節に合わせるとかイベントに合わせるとか、できると思う。
 (おおざっぱに、年の半期新歓、半期演奏会、って広報資料渡してあるよね?
 (あとbotツールのログイン方法、分からなくなってたりしないよね?←ここは2014あたりの広報さんがやってるから私は知らないです。)

 で、直して欲しい点2015。
 新歓用ツイ(これも時期考えて欲しい、秋口から部員増やしてどうしたいのとか思うし)、部員募集の冒頭の呼びかけが、所属限定しちゃってる
 サイトのQ&A見たら分かるけど、うちは近隣他学からも来てもらえる、インターカレッジなところをポリシーとしてもっています。インカレ。
 ポリシーに反するから、あれは削って欲しい。

・おまけ:某wikiに演奏会情報の掲載のお願いをメールして、と依頼したけど手が回らなかったっぽいので、来年こそ。web上での露出の場所はできる限り多く!!!

 

広報その他について。

★ 差し入れの写真の撮り方

 前から何度か、「カーペットの上にお菓子を直置きした画像が汚らしくて不潔」、と知人に言われたことを伝えているのですが、改善されないのはなぜ…言い方が遠回しすぎるのか部員の感覚が麻痺してるのか…

 ああいう、施設の床のグレーカーペットって、悪くて土足、よくてスリッパで歩くくらいのが普通かなと思うので。
 わかりにくいからたとえるけど、電車の中で床に座って食べ物おいてるのとほぼ同じ感覚だと思います…じかに座っちゃうの?食べ物おいちゃうの?うえーっていう感覚なんですね…。

 なので、できたら、手に持ってもらうか、なにかしらキレイそうなものを下に敷いてもらえると…;自分たちは部屋が汚くないって分かっててもね。
 とりあえず、認知&イメージアップのために広報やってるわけですから…よろしく頼むよ…と思っております…

 ↓ちなみに、以前GMさんが京都からビストロ出張してくれたときの。ipadで撮ってアプリで加工済みですけども。
 並んでるものがかなり非日常的ですけど、そもそもが部室だと思えないのは敷いた布のせいですね。これは私が何かのカバーに使うつもりで買ったやつ、メーター350円のぺらぺら綿100w

Bisutoro_g_

 背景の調整が一番「雰囲気」作るのに大事なので、写真を撮るときはここ気をつけると、だいぶ変わりますよ。
 *部活ブログにもスマホ撮影術みたいののまとめを前に作ってあるから見て下さいね。(管理系のカテゴリにあるはず。インスタ映え的なやつ。古くなってるとは思うけど)

 

★ 広報=年間スケジュールにあわせた内容も

 商業スケジュールだと、正月あけたら受験応援、センターあけたら節分バレンタイン、合格祈願、春物と卒業入学へと、年明けからひと月から半月前スケジュールで変わっていきます。
 学校関連だとやはり、新歓の青田刈りを見込んでw
 年明けから、受験応援をしていく&合格したらぜひ遊びに来てね、楽しいよ!ってメッセージを送るのが、いいんじゃないかな。

 某東大みかん愛好会さんは、センターひと月前の12月半ばにアイコンをみかん色のだるまに変更しましたね。商業ベースの感覚としてすでに身につけていると思いました、社会人的な発想。お家が自営業なのかな。
 (自営業のお家の人と、公務員教員系のお家のひとだと、こういう感覚がすでに全然違っていたりするんですよね。サラリーマンでも、職種によって感覚の有無ってけっこう違うし)
 何かをアピールする、人を動かす、そういうことを考える以上、商業ベースの感覚は視野に入れておきたいですね。

 全体的に、スタートはひと月前です。頻度を上げるのは二週間か一週間前。
 頻度がないと、人目に触れる確立が限りなくゼロなので、そこは気をつけたいとこ。

 * だから、事前にイベントなど、数日数回は告知をした方がいいんですよ。
 当日朝に宣伝したって、たった一回じゃ「限りなくゼロに近い」のですからw
 せっかくやるなら、ガンガン攻めるべきw

 

 

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コメント

メモ:看板の設置位置は変更不可? 建物の中に移動できれば明かりがあるから見えるかな?と思ったけど確認するの忘れた。今回は懐中電灯で対応してたけど、光量はもう少しあった方がいい気がする。

投稿: | 2015年12月21日 (月) 07:12

広報のツール活用は不十分の一言に尽きる。ブログもTwitterも、頻度が重要な要素。大事なことだから何度でも、が基本姿勢だし、情報の重要度優先順位をよく考えて。

投稿: | 2015年12月21日 (月) 07:23

広報の機会損失はかなり反省してほしい点。例年なら今年はテーマカラーが何で、看板作ったポスター印刷できた、作業の進行を逐一あげて頑張り度をアピールすべきところ何もなかった。CM下手さは損。

投稿: | 2015年12月21日 (月) 07:27

広報はネタとして物事を捉えられる視点が必要だと思う。差し入れもらったとか日常のことも細かくネタにできれば、頻度は稼げるので。

投稿: | 2015年12月21日 (月) 07:30

AEDの設置場所をチェックするの忘れてた。緊急時の対応に必要なので、必ずチェックすること。会場見取り図にも記載必須。めも。

投稿: | 2015年12月28日 (月) 14:24

アンケート用紙の作り直しが完了してない忘れてた。またどうするか聞くか。

投稿: | 2015年12月28日 (月) 14:26

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